Hva koster kassasystemet og betalingene?

Gi leverandørene de samme tallene

Fortell hvor mye gjestene betaler, og hvor mange betalinger dere tar imot. Vis hvilke betalingsmåter gjestene bruker. Oppgi også antall lokaler, kasser og betalingsterminaler.

Restaurantens totale salg kan være større enn beløpet som går gjennom én betalingsløsning. Bruk beløpet som gjelder løsningen du vurderer.

Be om en beregning for en vanlig periode. Se også på en rolig og en travel periode. Da ser du hvilke kostnader som er faste, og hvilke som øker med bruken.

Gå gjennom hver kostnad

Skriv «inkludert», «kommer i tillegg» eller «må avklares» ved hvert punkt. Noter hvor du fant svaret.

• Gebyr i prosent: Hvilke betalinger gjelder det? Hvilket beløp regnes prosenten av? Spør hvordan rabatt, tilbakebetaling, tips og merverdiavgift (mva.) påvirker beregningen. Er prosenten lik for alle betalingsmåter?
• Gebyr per betaling: Kommer det et fast beløp per betaling i tillegg? Spør hva som skjer ved tilbakebetaling eller mislykket betaling. Sjekk også hva det koster når flere deler regningen.
• Terminaler og utstyr: Hvor mange er med? Skill mellom kjøp, leie og kostnader for tilkobling eller service.
• Programvare og tilleggsfunksjoner: Hva er med for hvert lokale, hver enhet og hver bruker? Sjekk funksjonene dere trenger, som kjøkkenskjerm, nettbestilling og rapporter.
• Oppstart: Hvem betaler for å legge inn menyen, flytte opplysninger og installere utstyret? Ta også med opplæring og kontroll av den første utbetalingen.
• Daglig drift: Hva koster koblinger til andre systemer, hjelp fra leverandøren og tillegg ved bruk? Hvem følger opp hvis en kobling slutter å virke?
• Mva. og faktura: Er kostnadene oppgitt med eller uten mva.? Hvem sender fakturaen? Kontroller at samme gebyr ikke er tatt med flere steder.

Regn gebyrene hver for seg

Start med beløpet som prosentgebyret gjelder. Gang beløpet med prosenten, og del på 100. Da får du gebyret i kroner.

Gang deretter antall betalinger som får et stykkgebyr, med prisen per betaling. Legg til de andre kostnadene dere har avklart. Pass på at samme kostnad ikke telles to ganger.

Her er et oppdiktet eksempel: Forskjellen mellom to prosentgebyrer er 0,20 prosentpoeng. Med 1 000 000 kroner som grunnlag blir forskjellen 1 000 000 × 0,20 / 100 = 2 000 kroner. Prosentpoeng beskriver forskjellen mellom to prosentsatser. Det er ikke det samme som en prisendring på 0,20 prosent.

Eksemplet viser ingen leverandørsats eller pris på et kassasystem. Andre kostnader er ikke med.

Sjekk mva. og utbetalingen hver for seg

Sammenlign kostnader på samme måte: med mva. eller uten mva. Vis mva. separat. Ikke bruk samme avgiftssats på alle kostnader uten å undersøke hva de gjelder. Be regnskapsansvarlig om hjelp når noe er uklart.

Utbetalingen til bankkontoen kalles ofte oppgjøret. Den er ikke alltid lik salget i perioden. Be om et eksempel som viser salget, gebyrene, tilbakebetalingene og datoen pengene kommer på konto.

Skriv ned det du fortsatt mangler svar på

Begge tilbud må dekke de samme behovene før du sammenligner dem. Sjekk at nødvendige funksjoner og terminaler er med.

Samle spørsmålene som står igjen. Be leverandøren vise hvordan de vanligste oppgavene løses med oppsettet du får tilbud om.