Slik velger du kassasystem til restauranten

Begynn med en vanlig vakt

Følg en bestilling fra gjesten til kjøkkenet og utleveringen. Se så hvordan betalingen blir registrert og utbetalt til restauranten. Noter tre situasjoner som skaper ekstra arbeid i dag. Ta også med det som fungerer godt.

Sorter behovene i «må fungere fra første dag», «nyttig senere» og «ikke relevant». Da blir det enklere å velge funksjonene dere faktisk trenger.

Skriv ned behovene deres

Beskriv hvordan dere jobber, og hvor mange som skal bruke løsningen. Skriv hva leverandøren må vise dere.

• Servering: Har dere bord, disk, takeaway eller flere av disse? Må gjestene kunne dele regningen eller betale når de bestiller? Må dere kunne legge varer til et bord før betaling?
• Bestillinger: Hvor kommer de fra? Hvilke tilvalg må være tydelige? Hvordan setter dere hentetider og merker varer som utsolgt?
• Kjøkken: Hvilke bestillinger skal til hvilke steder på kjøkkenet? Hvem markerer hele bestillingen som klar?
• Betaling: Hvilke betalingsmåter og terminaler trenger dere? Hvordan betaler dere tilbake til gjesten? Hvilke rapporter trenger dere for å kontrollere utbetalingene?
• Rapporter: Hvilke tall bruker du og regnskapsansvarlig? Hva betyr tallene? Hvordan kan dere lagre dem i en fil?
• Tilgang og hjelp: Hvem kan rette feil, betale tilbake og endre menyen? Hvem kan hjelpe mens restauranten er åpen?
• Oppstart: Hva må flyttes av meny, rapporter, gavekort og bestillinger som ikke er fullført? Hvem kontrollerer at alt er med?

Prøv de samme oppgavene hos hver leverandør

Prøv først en vanlig bestilling. Prøv så flere retter med ulike tilvalg, en endring etter betaling og en vare som blir utsolgt. Følg bestillingen til kjøkkenet, kvitteringen og rapporten.

Skriv «vist», «ikke vist» eller «må avklares» ved hvert behov. Be om å få se at koblinger til andre systemer virker med tjenestene dere bruker i landet dere driver i. Avklar hvem som følger opp hvis en kobling stopper.

Sammenlign det dere trenger

Tilbudene må dekke samme antall lokaler, enheter og nødvendige funksjoner. Sjekk prosentgebyrer, gebyr per betaling og terminaler. Ta også med oppstart og daglig drift.

La spørsmål uten svar stå åpne. Ikke erstatt svarene med antakelser. Denne sjekklisten rangerer ikke leverandører. Den hjelper deg å se om løsningen kan gjøre oppgavene restauranten trenger.

La de ansatte prøve før dere velger

La én fra kjøkkenet og én fra serveringen eller disken prøve relevante oppgaver. Avklar hvem som har ansvar for oppstart og opplæring.

Lag en plan for avbrudd. Avtal også hvem som kontrollerer den første utbetalingen mot registrerte salg og gebyrer. Systemet må fungere på en vanlig vakt, også når det er travelt.