Đổi hệ thống bán hàng: những gì cần sẵn sàng trước ca làm đầu tiên

Xác định những gì phải hoạt động ngay trong ngày đầu tiên

Ghi rõ việc đổi hệ thống cần giải quyết điều gì. Chọn một người phụ trách tại nhà hàng và một đầu mối liên hệ phía nhà cung cấp.

Tách những việc phải sẵn sàng ngay ngày đầu khỏi những cải tiến có thể để sau.

Chọn thời điểm có đủ thời gian kiểm tra mọi thứ trước khi đông khách. Giữ quyền truy cập dữ liệu cũ cho đến khi biết sau này sẽ tìm chúng ở đâu.

Cùng người phụ trách kế toán và nhà cung cấp rà soát danh sách. Kiểm tra các tệp đã được lưu, mở được và dễ hiểu.

Trong bài này, tiền quyết toán là tiền được chuyển về nhà hàng sau khi trừ các khoản như phí và hoàn tiền.

Báo cáo: Lưu các báo cáo liên quan về doanh thu, thanh toán, hoàn tiền và quyết toán cuối ngày. Làm rõ kỳ báo cáo, định dạng tệp và cách truy cập sau này.
Tiền được chuyển về: Ghi lại kỳ đã chốt gần nhất. Liệt kê các khoản thanh toán còn chờ chuyển về. Kiểm tra doanh thu, phí và hoàn tiền có khớp với tiền trong tài khoản ngân hàng không.
Đơn chưa hoàn tất: Lập danh sách bàn chưa thanh toán, đơn đặt trước và đồ ăn đã thanh toán nhưng chưa giao. Làm rõ mỗi đơn sẽ được hoàn tất ở đâu.
Thẻ quà tặng và ưu đãi: Kiểm tra số dư thẻ quà tặng và các ưu đãi khách đã tích lũy. Xác định cách sử dụng. Tránh để cùng một số tiền hoặc ưu đãi được sử dụng ở cả hai hệ thống.
Quyền truy cập: Ai cần dữ liệu cũ? Cần tạo những tài khoản người dùng nào trong hệ thống mới? Ai thu hồi quyền truy cập không còn cần thiết?

Kiểm tra giá, món thêm, thiết lập thuế và món hết hàng. Kiểm tra đơn được gửi đến đúng nơi trong bếp.

Thống nhất với nhà cung cấp cách kiểm thử. Để nhân viên thử một đơn thông thường, một thao tác sửa và một lần hoàn tiền.

Thử cả đơn hẹn lấy sau.

Sau đó xem biên lai và báo cáo. Kiểm tra đơn đến đúng màn hình và có thể đối chiếu tiền được chuyển về với doanh thu, phí đã ghi nhận.

Xác định khi nào phải dừng hoặc quay lại hệ thống cũ. Chẳng hạn khi không xác nhận được thanh toán, đơn không đến bếp hoặc các tổng số không khớp.

Phải có một người được chỉ định đích danh có quyền quyết định.

Ghi rõ cách nhận đơn khi có gián đoạn và người cần liên hệ. Thống nhất cách kiểm tra dữ liệu sau đó.

Có quy trình rõ ràng nếu phải xử lý cùng một đơn ở cả hai hệ thống.

Nếu phương án cần đến hệ thống cũ, hãy thử khi vẫn còn quyền truy cập.

Đối chiếu doanh thu, thanh toán và hoàn tiền đã ghi nhận với lần chuyển tiền đầu tiên. Lưu ý tiền có thể về sau ngày bán hàng.

Ghi lại chênh lệch và người kiểm tra từng chênh lệch.

Tổng hợp trải nghiệm của bếp và bộ phận phục vụ. Sửa lỗi trong thực đơn, quy trình và đào tạo trước khi bổ sung thêm.

Kiểm tra cả vận hành lẫn tiền bạc đều chính xác trước khi coi việc chuyển đổi đã hoàn tất.

Chọn thời gian phù hợp để trao đổi với Petter.

Bạn chọn thời gian trên HubSpot.