Skifte kassesystem: dette bør være klart før første vagt

Beslut, hvad der skal fungere første dag

Skriv ned, hvad skiftet skal løse. Vælg én ansvarlig på restauranten og én kontakt hos leverandøren.

Skeln mellem det, der skal være klart første dag, og forbedringer, der kan vente.

Vælg et tidspunkt, der giver jer tid til at kontrollere alt, før der bliver travlt. Behold adgangen til gamle oplysninger, indtil I ved, hvor I finder dem fremover.

Gem rapporter, og kontrollér pengene

Gennemgå listen med den regnskabsansvarlige og leverandøren. Tjek, at filerne er gemt, kan åbnes og er forståelige.

Afregning betyder her de penge, der udbetales til restauranten efter blandt andet gebyrer og tilbagebetalinger.

• Rapporter: Gem relevante rapporter om salg, betalinger, tilbagebetalinger og dagsafslutninger. Afklar, hvilke perioder de dækker, filformatet, og hvordan I får adgang senere.
• Udbetalinger: Notér, hvilken periode der senest er afsluttet. Skriv, hvilke betalinger der stadig venter på udbetaling. Kontrollér, at salg, gebyrer og tilbagebetalinger stemmer med pengene på bankkontoen.
• Bestillinger, der ikke er afsluttet: Lav en liste over borde, der ikke har betalt, forudbestillinger og betalt mad, der ikke er leveret. Afklar, hvor hver bestilling skal afsluttes.
• Gavekort og fordele: Tjek, hvor meget der er tilbage på gavekortene, og hvilke fordele gæsterne har optjent. Beslut, hvordan de kan bruges. Undgå, at samme beløb eller fordel bruges i begge systemer.
• Adgang: Hvem har brug for gamle oplysninger? Hvilke brugere skal oprettes i det nye system? Hvem fjerner adgang, der ikke længere skal bruges?

Test menuen, betalingen og køkkenet sammen

Kontrollér priser, tilvalg, afgiftsindstillinger og udsolgte varer. Tjek, at bestillingen kommer til det rigtige sted i køkkenet.

Aftal med leverandøren, hvordan I kan teste. Lad medarbejderne prøve en almindelig bestilling, en rettelse og en tilbagebetaling.

Prøv også en bestilling, der skal hentes senere.

Se på kvitteringen og rapporten bagefter. Kontrollér, at bestillingen går til den rigtige skærm, og at I kan afstemme udbetalingen med registreret salg og gebyrer.

Lav en plan, hvis noget går i stå

Beslut, hvornår I skal stoppe eller gå tilbage til det gamle system. Det kan være, når betaling ikke kan bekræftes, bestillinger ikke når køkkenet, eller summerne ikke stemmer.

Én navngiven person skal kunne træffe beslutningen.

Skriv, hvordan I tager imod bestillinger ved afbrydelser, og hvem I kontakter. Aftal, hvordan I kontrollerer oplysningerne bagefter.

Hav en tydelig rutine, hvis samme bestilling skal håndteres i begge systemer.

Hvis planen kræver det gamle system, skal I teste den, mens I stadig har adgang.

Kontrollér den første udbetaling og travle vagt

Sammenlign registreret salg, betalinger og tilbagebetalinger med den første udbetaling. Husk, at pengene kan komme senere end den dag, salget fandt sted.

Skriv forskelle ned, og hvem der undersøger dem.

Saml erfaringerne fra køkkenet og serveringen. Ret fejl i menuen, rutinerne og oplæringen, før I tilføjer mere.

Kontrollér, at både driften og pengene stemmer, før I betragter skiftet som færdigt.