Byta kassasystem: det här bör vara klart inför första passet

Bestäm vad som måste fungera första dagen

Skriv ned vad bytet ska lösa. Välj en ansvarig på restaurangen och en kontakt hos leverantören.

Skilj på det som måste vara klart första dagen och förbättringar som kan vänta.

Välj en tidpunkt som ger er tid att kontrollera allt innan det blir mycket att göra. Behåll tillgång till gamla uppgifter tills ni vet var ni hittar dem framöver.

Spara rapporter och kontrollera pengarna

Gå igenom listan med den redovisningsansvariga och leverantören. Kontrollera att filerna är sparade, går att öppna och är begripliga.

Med avräkning menas här de pengar som betalas ut till restaurangen efter bland annat avgifter och återbetalningar.

• Rapporter: Spara relevanta rapporter om försäljning, betalningar, återbetalningar och dagsavslut. Klargör vilka perioder de täcker, filformatet och hur ni får tillgång till dem senare.
• Utbetalningar: Anteckna vilken period som senast avslutats. Skriv ned vilka betalningar som fortfarande väntar på utbetalning. Kontrollera att försäljning, avgifter och återbetalningar stämmer med pengarna på bankkontot.
• Beställningar som inte är avslutade: Gör en lista över bord som inte har betalat, förbeställningar och betald mat som inte har levererats. Klargör var varje beställning ska avslutas.
• Presentkort och förmåner: Kontrollera hur mycket som finns kvar på presentkorten och vilka förmåner gästerna har tjänat in. Bestäm hur de ska kunna användas. Undvik att samma belopp eller förmån används i båda systemen.
• Behörighet: Vem behöver gamla uppgifter? Vilka användare måste skapas i det nya systemet? Vem tar bort behörigheter som inte längre ska användas?

Testa menyn, betalningen och köket tillsammans

Kontrollera priser, tillval, skatteinställningar och slutsålda varor. Kontrollera att beställningen kommer till rätt plats i köket.

Kom överens med leverantören om hur ni kan testa. Låt medarbetarna prova en vanlig beställning, en rättelse och en återbetalning.

Prova också en beställning som ska hämtas senare.

Titta på kvittot och rapporten efteråt. Kontrollera att beställningen går till rätt skärm och att ni kan stämma av utbetalningen mot registrerad försäljning och avgifter.

Gör en plan om något stannar

Bestäm när ni måste avbryta eller gå tillbaka till det gamla systemet. Det kan vara när betalning inte kan bekräftas, beställningar inte når köket eller summorna inte stämmer.

En namngiven person måste kunna fatta beslutet.

Skriv ned hur ni tar emot beställningar vid avbrott och vem ni kontaktar. Kom överens om hur ni kontrollerar uppgifterna efteråt.

Ha en tydlig rutin om samma beställning måste hanteras i båda systemen.

Om planen kräver det gamla systemet måste ni testa den medan ni fortfarande har tillgång.

Kontrollera den första utbetalningen och det första intensiva passet

Jämför registrerad försäljning, betalningar och återbetalningar med den första utbetalningen. Kom ihåg att pengarna kan komma senare än dagen då försäljningen skedde.

Skriv ned avvikelser och vem som undersöker dem.

Samla erfarenheterna från köket och serveringen. Rätta fel i menyn, rutinerna och utbildningen innan ni lägger till mer.

Kontrollera att både driften och pengarna stämmer innan ni betraktar bytet som klart.