تغيير نظام نقاط البيع: ما الذي يجب تجهيزه قبل أول وردية؟

حدّد ما يجب أن يعمل منذ اليوم الأول

اكتب المشكلات التي يجب أن يحلّها التغيير. عيّن مسؤولًا واحدًا في المطعم وشخصًا للتواصل لدى المورّد.

افصل بين ما يجب تجهيزه في اليوم الأول والتحسينات التي يمكن تأجيلها.

اختر وقتًا يسمح بمراجعة كل شيء قبل الازدحام. احتفظ بإمكانية الوصول إلى المعلومات القديمة حتى تعرف أين ستجدها لاحقًا.

احتفظ بالتقارير وراجع الأموال

راجع القائمة مع المسؤول عن المحاسبة والمورّد. تأكد من حفظ الملفات وإمكانية فتحها وفهمها.

المقصود بالتسوية هنا هو الأموال المحوّلة إلى المطعم بعد خصم الرسوم والمبالغ المستردة، من بين أمور أخرى.

• التقارير: احتفظ بالتقارير اللازمة عن المبيعات والمدفوعات والمبالغ المستردة والتسويات اليومية. حدّد الفترات التي تغطيها وصيغة الملفات وكيفية الوصول إليها لاحقًا.
• التحويلات المالية: دوّن آخر فترة أُغلقت حساباتها. اكتب المدفوعات التي ما زالت تنتظر التحويل. طابق المبيعات والرسوم والمبالغ المستردة مع الأموال في الحساب البنكي.
• الطلبات غير المكتملة: أعدّ قائمة بالطاولات التي لم تدفع والطلبات المسبقة والطعام المدفوع الذي لم يُسلَّم. حدّد النظام الذي سيُستكمل فيه كل طلب.
• بطاقات الهدايا والمزايا: راجع الأرصدة المتبقية في بطاقات الهدايا والمزايا التي اكتسبها الضيوف. حدّد كيفية استخدامها. تجنّب استخدام الرصيد أو الميزة نفسها في النظامين.
• صلاحيات الوصول: من يحتاج إلى المعلومات القديمة؟ ما حسابات المستخدمين التي يجب إنشاؤها في النظام الجديد؟ من يلغي الصلاحيات التي لم تعد مطلوبة؟

اختبر القائمة والدفع والمطبخ معًا

راجع الأسعار والإضافات والإعدادات الضريبية والأصناف النافدة. تأكد من وصول الطلب إلى المكان الصحيح في المطبخ.

اتفق مع المورّد على طريقة الاختبار. دع الموظفين يجرّبون طلبًا عاديًا وتصحيحًا واسترداد مبلغ.

جرّب أيضًا طلبًا سيُستلم لاحقًا.

راجع الإيصال والتقرير بعد ذلك. تأكد من وصول الطلب إلى الشاشة الصحيحة ومن إمكانية مطابقة التحويل المالي مع المبيعات والرسوم المسجّلة.

ضع خطة إذا توقف شيء عن العمل

حدّد متى يجب التوقف أو الرجوع إلى النظام القديم. مثلًا عند تعذّر تأكيد الدفع أو عدم وصول الطلبات إلى المطبخ أو وجود اختلاف في المبالغ.

يجب أن يكون هناك شخص محدّد يملك قرار التوقف.

اكتب كيف ستستقبلون الطلبات أثناء الانقطاع ومن ستتصلون به. اتفقوا على طريقة مراجعة المعلومات بعد ذلك.

ضعوا إجراءً واضحًا إذا كان لا بد من معالجة الطلب نفسه في النظامين.

إذا كانت الخطة تعتمد على النظام القديم، فاختبروها ما دمتم تستطيعون الوصول إليه.

راجع أول تحويل مالي وأول وردية مزدحمة

قارن المبيعات والمدفوعات والمبالغ المستردة المسجّلة بأول تحويل مالي. تذكّر أن الأموال قد تصل بعد يوم البيع.

دوّن الفروقات ومن سيتحقق منها.

اجمع ملاحظات فريق المطبخ والخدمة. أصلح أخطاء القائمة والإجراءات والتدريب قبل إضافة المزيد.

تأكد من صحة سير العمل والحسابات قبل اعتبار الانتقال مكتملًا.